Czym jest wirtualne biuro i ile kosztuje jego wynajem?

Wirtualne biuro to sposób na pozyskanie prestiżowego adresu dla działalności, dostępu do biurka lub sali konferencyjnej i szeregu innych korzyści. Należy jednak pamiętać o tym, że korzystanie z biura wirtualnego budzi również pewne wątpliwości. Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Co to jest wirtualne biuro i jak działa?

Po raz pierwszy masz styczność z terminem „biuro wirtualne”? Naturalnie możesz się zastanawiać, co to jest wirtualne biuro. W ramach tej koncepcji biznesowej przedsiębiorca, a także start-up, cyfrowy nomada czy freelancer, może zyskać prestiżowy adres dla prowadzonej działalności, wsparcie w zakresie księgowości lub dostęp do przestrzeni biurowej – biurka lub sali konferencyjnej (w tym na godziny). W konsekwencji wirtualne biuro to po prostu firma oferująca usługi skierowane do ściśle określonej grupy klientów – głównie pracujących zdalnie.

Na czym polega wirtualne biuro? Na to pytanie można odpowiedzieć, wymieniając najczęściej oferowane usługi. Przykładowo niemal wszystkie biura wirtualne Kraków proponują klientom:

• prestiżowy adres rejestracyjny i korespondencyjny – to sposób, aby zdobyć zaufanie klientów i partnerów biznesowych, a także atrakcyjne rozwiązanie dla małych firm z budżetem niewystarczającym na wynajem powierzchni biurowej;
• obsługę korespondencji – może to obejmować nie tylko przechowanie poczty do momentu jej odbioru przez przedsiębiorcę, ale też skanowanie korespondencji lub jej przekierowanie;
• obsługę przychodzących połączeń telefonicznych – wynajem wirtualnego biura pozwala też czerpać korzyści z wirtualnej recepcji;
• dostęp do platformy online – za jej pomocą można zapoznać się ze zeskanowaną korespondencją lub zarezerwować biurko czy gabinet;
• przestrzeń biurowa wynajmowana na godziny – mogą to być zarówno indywidualne gabinety, jak i przestrzeń coworkingowa.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Od dłuższego czasu pracujesz zdalnie i uważasz, że czas na kolejny krok – założenie działalności gospodarczej? Bardzo możliwe, że nie chcesz, aby Twój adres zamieszkania został opublikowany w publicznym rejestrze CEIDG. A może po prostu zależy Ci na prestiżowym adresie? Rozwiązanie jest jedno – wirtualne biuro. Część osób rozważających skorzystanie z adresu do rejestracji zastanawia się, czy wirtualne biuro jest legalne. Tak, wirtualne biura działają legalnie – to firmy, które płacą podatki. Założenie działalności pod adresem wirtualnego biura zasadniczo nie spowoduje żadnych problemów np. w urzędzie skarbowym. Jest jednak pewne „ale” – mowa o rejestracji do VAT.

Wyłudzenia podatku VAT to duży problem, z którym fiskus walczy od lat. Stąd też osoby zamierzające zarejestrować się jako podatnik VAT muszą przygotować się na bardziej wnikliwą kontrolę, zwłaszcza gdy miejsce prowadzenia działalności nie jest stałe. Urzędnicy będą chcieli sprawdzić, czy nowy podmiot gospodarczy nie będzie firmą-widmo. Musisz zatem przygotować się, że skontaktują się oni z Tobą, gdy złożysz dokumenty w urzędzie skarbowym. O ile dokładna weryfikacja nowego „vatowca” jest uzasadniona i w pełni zrozumiała, to organy podatkowe nie mogą kwestionować Twojego wyboru – możesz zarejestrować firmę pod adresem biura wirtualnego.

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Usługi biura wirtualnego są dedykowane przede wszystkim małym firmom i freelancerom. Tacy klienci przykładają dużą wagę do kosztów. Ile kosztuje wirtualne biuro? Dla przykładu stolica to największy rynek biurowy w Polsce – dostępne są tu nie tylko biura serwisowane Warszawa, ale również biura wirtualne o szerokim zakresie usług. Nie oznacza to jednak, że są one droższe niż w mniejszych miejscowościach – paradoksalnie im więcej klientów obsługuje biuro wirtualne, tym w większym stopniu może sobie ono pozwolić, aby cena była niższa.

W zależności od pakietu wybranego przez przedsiębiorcę (a więc zakresu usług, z których będzie on korzystać) wirtualne biuro może wiązać się z wydatkiem od około 30 zł do około 1000 zł miesięcznie. Do tego trzeba doliczyć również koszt korzystania z powierzchni biurowej. Zazwyczaj pewna liczba godzin (np. 10) uwzględniona jest w ramach comiesięcznej opłaty, natomiast za kolejne trzeba już zapłacić dodatkowo. Jednocześnie przedsiębiorcy mogą liczyć na promocje i rabaty.

Wirtualne biuro a urząd skarbowy – o czym warto pamiętać?

Mimo że biura wirtualne nie są nowością na polskim rynku, to budzą szereg pytań. Kolejnym zagadnieniem, które często interesuje przedsiębiorców, jest wirtualne biuro a urząd skarbowy. Co trzeba wiedzieć?

Po pierwsze, wirtualne biuro – inaczej niż inkubator przedsiębiorczości – nie ma żadnego wpływu na rozliczenia między przedsiębiorcą a jego klientami. Jeżeli zarejestrujesz swoją działalność pod adresem wirtualnego biura, to odpowiadasz za wystawianie faktur, sporządzanie deklaracji czy przesyłanie JPK. Faktura otrzymana od wirtualnego biura może być dla Ciebie kosztem, który wykażesz w swoich rozliczeniach z fiskusem.

Po drugie, korzystanie z wirtualnego biura może wpłynąć na to, jak często Twoja firma będzie typowana do kontroli. Kontrola może być przeprowadzana m.in. tam, gdzie jest przechowywana dokumentacja firmy. Jeżeli wirtualne biuro oferuje usługi księgowe, z których korzystasz, to kontrola może odbyć się właśnie pod tym adresem.

Wirtualne biuro – jak to działa w przypadku kontroli?

• Przedsiębiorca jest odpowiednio wcześniej informowany o kontroli – listownie otrzymuje zawiadomienie, w rezultacie czego ma czas, aby wynająć np. salę konferencyjną w wirtualnym biurze.
• W piśmie zawarte są informacje o celu przeprowadzenia kontroli – nie jest on dla przedsiębiorcy zagadką.
• Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu kontroli – można się z niego dowiedzieć, czy urzędnicy wykryli błędy.