Czym są biura serwisowane i co obejmuje ich wynajem?

Szukasz biura dla Twojej firmy? W najbliższym czasie Twój zespół się powiększy lub przeciwnie – zmniejszy? Atrakcyjną alternatywą dla standardowej umowy najmu powierzchni biurowej jest biuro serwisowane. Co to jest biuro serwisowane? Jakie korzyści płyną z jego wynajmu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.

Biuro serwisowane – co to jest?

Biuro serwisowane to nowoczesna, gotowa do pracy przestrzeń biurowa zaprojektowana z myślą o najemcy. Gotowa do pracy, czyli w pełni wyposażona – w biurach serwisowanych znajdują się m.in. biurka, krzesła, szafy, a nawet rośliny. Jedyne wyposażenie, o jakie musi zadbać wynajmujący to sprzęt IT. Ale nie tylko kompleksowe przygotowanie do potrzeb najemcy wyróżnia biura serwisowane – wynajmujący może korzystać z innych gotowych rozwiązań w tym recepcji, sali konferencyjnej, w pełni wyposażonej kuchni czy przestrzeni chill out.

Rozwiązanie w postaci biura serwisowanego jest alternatywą dla długoterminowego wynajmu powierzchni biurowej. W przypadku biura serwisowanego nie zachodzi konieczność najmu dużej powierzchni (np. całego piętra lub kilku) na długi okres. Plusem jest też elastyczność – w razie potrzeby biuro serwisowane można powiększyć lub zmniejszyć o kilka stanowisk pracy.

Charakterystycznym elementem umowy najmu biura serwisowanego jest kwestia rozliczeń. Najemca cyklicznie reguluje jedną fakturę, nie płacąc z osobna m.in. czynszu czy opłat eksploatacyjnych.

Co obejmuje wynajem biura serwisowanego?

Standardowe powierzchnie biurowe do wynajęcia są wyposażane przez wynajmujących. W przypadku biur serwisowych jest inaczej – do dyspozycji przedsiębiorcy zostaje oddana zaadaptowana przestrzeń biurowa i wspólna. W zależności od standardu biurowca liczba udogodnień w ofercie operatora może się różnić.

Sprawdź poniżej przykładowe udogodnienia dostępne w ramach wynajmu.

Obsługa recepcyjna

Biura serwisowane oferują wynajmującym obsługę recepcyjną. Recepcja nie tylko wywiera dobre wrażenie na gościach, ale również usprawnia codzienną pracę – pracownicy recepcji odbierają korespondencję, wydają przepustki i nadzorują pracę osób odpowiedzialnych za utrzymanie porządku.

Poczekalnia dla gości

W obiektach biurowych oferujących biura serwisowane często znajduje się poczekalnia dla gości. To miejsce, w którym mogą oni odpocząć, przygotować się na spotkanie czy skorzystać z internetu.

Przestrzeń chill out

Strefa relaksu to ważne miejsce w każdym biurze. Przestrzeń ta nie tylko sprzyja zachowaniu psychicznej równowagi, ale również zapewnia warunki do tego, by zastanowić się nad rozwiązaniem trudnego problemu i wymienić poglądy. Biura serwisowane, podobnie jak biura na godziny, zapewniają dostęp do przestrzeni chill out.

Zaplecze socjalne

Ekspres do kawy, mikrofalówka czy lodówka – to przykłady urządzeń, które można znaleźć w pomieszczeniu socjalnym lub aneksie kuchennym. Biuro serwisowane oferuje dostęp do przestrzeni, w której pracownicy mogą przyrządzić i spożyć posiłek lub napój. Co ważne, najczęściej operator zaopatruje zaplecze m.in. w wodę, kawę i herbatę.

Serwis sprzątający 

Wynajmując biuro serwisowane, przedsiębiorca nie musi zatrudniać zewnętrznej firmy sprzątającej – serwis zajmujący się utrzymaniem czystości to kwestia leżąca po stronie operatora biura. To duże ułatwienie zarówno pod względem organizacyjnym, jak i finansowym. 

Sale konferencyjne

Biura serwisowane to podstawowa przestrzeń, w której swoje obowiązki wykonują pracownicy. Jednak wynajmujący może otrzymać również dostęp do sali konferencyjnej, w której może organizować choćby spotkania z klientami i zespołem. 

Jak wygląda dostęp do biura serwisowanego?

Odpowiedź na pytanie, co to jest biuro serwisowane, może być niewystarczająca – jedna z najczęstszych wątpliwości najemców dotyczy dostępu do przestrzeni biurowej. Czy istnieją ograniczenia czasowe w dostępie do biura serwisowanego? Najczęściej najemcy mogą korzystać z wynajmowanej przestrzeni przez 24 godziny na dobę, chociaż nie we wszystkich biurowcach jest to standard. Niekiedy ograniczenia mogą wynikać np. z godzin pracy ekip porządkowych.

Obiekty biurowe, w których znajdują się biura serwisowane, zapewniają wiele rozwiązań sprzyjających zwiększaniu bezpieczeństwa najemców – przykładem może być system kontroli dostępu. W rezultacie wstęp do każdego biura serwisowanego jest ograniczony – aby otworzyć pomieszczenie, niezbędna jest karta dostępu lub klucz. Sprawia to, że biuro serwisowane jest w pełni bezpieczne – osoby postronne nie dostaną się do niego, nawet jeżeli wejdą do budynku.

Ile kosztuje wynajem biura serwisowanego i od czego to zależy?

6050,00 zł za 4 biurka w biurowcu Q22 i 16 600,00 zł za 11 biurek w wieżowcu Warsaw Unit przy Rondzie Daszyńskiego 1 – tyle kosztują biura serwisowane w Warszawie. Trzeba jednak pamiętać, że nie są to stawki reprezentatywne dla całej Polski – stolica to największy i jednocześnie najdroższy rynek biurowy.

Od czego zależy cena biura serwisowanego? Jakie czynniki mają wpływ na ostateczną wysokość czynszu? Należą do nich:

• miasto – biuro serwisowane pod warszawskim adresem będzie kosztować dużo więcej niż przestrzeń biurowa w mniejszej miejscowości;
• lokalizacja w mieście – biura serwisowane znajdujące się w centrum miasta zawsze są droższe niż te, które położone są na przedmieściach;
• wielkość powierzchni biurowej – im więcej biurek potrzebuje wynajmujący, tym niższy będzie koszt jednego stanowiska pracy;
• standard biurowca – im wyższy standard zapewnia operator, tym wyższa będzie stawka za korzystanie z biura;
• lokalizacja biura serwisowanego w budynku – najtańsze są biura serwisowane zlokalizowane w miejscach, w których nie ma okien. 

Zalety biur serwisowanych 

Jednym z powodów, dla których biura serwisowane cieszą się popularnością wśród wielu firm, są zalety tego modelu najmu powierzchni biurowej. 5 kluczowych zalet z perspektywy najemcy biura serwisowanego to: 

• brak długoterminowej umowy – najemca może wynająć biuro serwisowane na dowolny okres np. na 3 miesiące; 
• mniejsze koszty początkowe – przestrzeń biura serwisowanego jest w pełni wyposażona, dzięki czemu przedsiębiorca oszczędza na zakupie mebli i sprzętu biurowego; 
• dostęp do infrastruktury IT – biura serwisowane zapewniają szybki, nielimitowany i stabilny internet światłowodowy; 
• brak konieczności podpisywania umów z zewnętrznymi firmami – kwestiami rozliczeń z dostawcami mediów czy firmą sprzątającą zajmuje się operator biura; 
• przewidywalność kosztów – najemca biura serwisowanego opłaca co miesiąc jedną fakturę o uzgodnionej wysokości. 

Dla kogo biura serwisowane to dobre rozwiązanie? 

Biuro serwisowane to dobry wybór zwłaszcza dla małych i średnich firm dysponujących ograniczonym budżetem i poszukujących sposobów na ograniczenie wydatków. Także przedsiębiorcy, którzy nie chcą tracić czasu na aranżację przestrzeni biurowej, chętnie wybierają biura serwisowane – mogą oni rozpocząć użytkowanie powierzchni w ciągu kilku dni po podpisaniu umowy. 

Zwłaszcza w ostatnich latach wiele firm wdraża hybrydowy model pracy. Takim organizacjom opłaca się wynajem biura serwisowanego – nie muszą płacić za biurka, które stoją puste. Biuro serwisowane może też być optymalnym rozwiązaniem dla firm, które nie są pewne swojej przyszłości i w związku z tym chcą uniknąć długoterminowych, wiążących umów. 

Niektóre firmy rozwijają się na tyle dynamicznie, że nie nadążają z powiększaniem powierzchni biurowej, a ponieważ każda zmiana lokalizacji trwa i wiąże się z kosztami, wyjściem są biura serwisowane – przestrzeń biurowa jest dostępna „na już”. W każdej chwili można ją też powiększyć o kolejne moduły i tym samym dostosować do aktualnych potrzeb. 

Dlaczego warto skorzystać z elastycznego wynajmu biura? 

Elastyczny wynajem powierzchni biurowej pozwala uniknąć długoterminowej umowy, jednocześnie zapewniając dostęp do nowoczesnego i w pełni wyposażonego biura. Firma korzystająca z biura serwisowanego może w dowolnym momencie zwiększyć lub zmniejszyć zajmowaną powierzchnię – bez konieczności zmiany lokalizacji. Biuro serwisowane to zatem sposób na optymalizację kosztów utrzymania przestrzeni biurowej i optymalne zarządzanie zasobami. 

Czy biuro serwisowane to dobry wybór? Z serwisowanej przestrzeni biurowej chętnie korzystają start-upy i firmy w fazie dynamicznego wzrostu, które muszą na bieżąco zwiększać lub redukować liczbę stanowisk pracy. Ze względu na to, że operatorzy biur serwisowanych nie wymagają podpisywania długoterminowych umów najmu, z tego rozwiązania chętnie korzystają również przedsiębiorcy ceniący sobie elastyczność czy remontujący własną siedzibę.