Biuro open space – co to jest? Zalety, wady i koszt wynajmu

Biurka ustawione w rzędach i oddzielone między sobą ściankami biurkowym, za którymi ludzie pracują przy komputerach, ze słuchawkami na uszach i mikrofonami przy ustach – to widok, który szczególnie często można zobaczyć w amerykańskich filmach. Dziś popularne biura open space, bo właśnie o nich mowa, są wypierane przez bardziej kameralne rozwiązania. Czy opłaca się jeszcze wynająć biuro typu open space?

Co to jest biuro open space?

Wiele biurek ustawionych w różnych kombinacjach na dużej powierzchni – właśnie tak wygląda biuro open space. Zwrot „open space” jest tłumaczony jako „otwarta przestrzeń”. I trzeba przyznać, że świetnie charakteryzuje biuro open space. Najprościej mówiąc, biuro typu open space jest przeciwieństwem klasycznego, wydzielonego w większej przestrzeni biura w postaci gabinetu z jednym czy maksymalnie kilkoma biurkami – pracownicy pracują w jednym, dużym pomieszczeniu. Niekiedy, aby zapewnić użytkownikom biura większą prywatność, stosuje się fizyczne bariery – głównie w postaci niewielkich ścianek biurkowych.

Biuro typu open space charakterystyczne jest dla międzynarodowych korporacji. W Polsce tego typu biura na szeroką skalę pojawiły się dopiero w latach 90. ubiegłego wieku, czyli po uwolnieniu gospodarki i wejściu na polski rynek światowych gigantów z różnych branż. Współcześnie biura open space są coraz częściej wypierane przez inne rozwiązania.

Biura typu open space – zalety i wady

Dla firm biuro open space to jedno z dostępnych rozwiązań aranżacyjnych przestrzeni biurowej. Rozwiązanie to – tak jak każde inne – ma swoje zalety i wady. Jakie korzyści płyną z wyboru biura open space, a na jakie wyzwania należy się przygotować?

Zalety biur open space

Celem każdej firmy jest generowanie zysków. Ponieważ prowadzenie działalności wiąże się z pewnymi kosztami, to istotne jest ich ograniczanie. Biura open space mają tę zaletę, że w porównaniu do tradycyjnych biur są tańsze w utrzymaniu. Aspekt ekonomiczny można uznać za pierwszą i często kluczową zaletę. Niskie koszty są też jednym z powodów, dla których firmy oferujące biura coworkingowe często wybierają ten sposób aranżacji przestrzeni biurowej. Przeczytaj więcej o tym, czym jest coworking.

Inne zalety biura open space to m.in.:

• szybszy przepływ informacji. Biura open space sprzyjają komunikacji – wszyscy pracują blisko siebie, pracownicy mają też dostęp do przełożonego, który powinien pracować w tej samej przestrzeni. To powoduje, że wiele spraw można załatwić bez pisania służbowych e-maili czy sięgania po telefon;
• brak małych, niesprzyjających pracy zespołowej klasycznych biur. Przestrzeń open space sprzyja zarówno wspólnej pracy, jak i wspomnianej już wymianie informacji. Firmy, które decydują się na biura open space, rzadziej korzystają z sali konferencyjnej;
• ograniczenie zjawiska izolowania się pracowników. Biuro open space sprawia, że pracownik ma stały kontakt z innymi członkami zespołu, dzięki czemu jego zaangażowanie jest wyższe.

Wady open space

Biuro typu open space nie jest rozwiązaniem pozbawionym wad. Jeżeli w jednym pomieszczeniu znajduje się 10, 20, 30, 40 czy nawet 50 biurek, to trudno o sprzyjające produktywności i głębokiej koncentracji warunki – biuro open space jest czasami głośne. To z kolei sprawia, że nie każdy czuje się w nim komfortowo. Pracownicy muszą nauczyć się ignorować dochodzące z każdej strony dźwięki lub zacząć korzystać ze słuchawek. To właśnie hałas i niekorzystne dla skupienia warunki są głównymi powodami, dla których popularność biur open space maleje.

Inne wady biura open space to:

• negatywny wpływ na zdrowie. To punkt, który wiąże się z powyższymi minusami. Z dotychczas przeprowadzonych badań wynika, że praca w biurze open space może skutkować nadmierną ekspozycją na stres, w konsekwencji czego pracownik może skarżyć się na szereg różnych dolegliwości;
• brak prywatności. Biura open space nie zapewniają żadnej prywatności. Pracownik dzieli przestrzeń z innymi osobami, w rezultacie czego może czuć, że jest stale kontrolowany. Dodatkowym problemem są też sezonowe spadki odporności – w skrajnej sytuacji cały zespół może znaleźć się na zwolnieniu lekarskim;
• brak możliwości zapewnienia sobie m.in. komfortu cieplnego. Jeżeli kilku pracownikom jest zimno, a reszta zespołu jest zadowolona z temperatury w pomieszczeniu, to trzeba wypracować kompromis. W efekcie samo biuro open space i panujące w nim warunki mogą być źródłem konfliktów.

Biuro open space – czy warto się na nie zdecydować?

Mimo wielu zalet tej koncepcji nie każda firma decyduje się na biuro typu open space. Dlaczego? W wielu firmach koszty to kwestia drugorzędna, gdy chce się pozyskać najlepszych specjalistów na rynku. Z kolei wykwalifikowani pracownicy często dużo bardziej niż przestrzeń open space cenią sobie kameralne biura, które zapewniają im lepsze warunki do intensywnej pracy.

Chcesz stworzyć swoim pracownikom optymalną przestrzeń do pracy biurowej? Zastanawiasz się, jakie są alternatywy dla biura open space? Oto kilka propozycji:

• lokale biurowe – to rozwiązanie dla dużych firm, które poszukują biur dla dużego zespołu. Lokale biurowe można dowolnie aranżować – część przestrzeni może mieć charakter open space, część z kolei zostać zagospodarowana na kameralne biura;
• pokoje biurowe – jeżeli firma nie potrzebuje własnego biura, może wynająć w biurowcu jeden lub kilka pokoi biurowych. Pokoje zapewniają optymalne warunki do pracy, a dodatkowo są już wyposażone i dużo tańsze niż klasyczne przestrzenie biurowe;
• biura na godziny – posiadasz rozproszony lub pracujący zdalnie zespół, którego członkowie od czasu do czasu chcą popracować w przestrzeni biurowej? Dobrym pomysłem mogą być w pełni wyposażone biura, które są udostępniane na godziny.

Ile kosztuje biuro typu open space?

Trudno wskazać konkretną kwotę, a powód jest prosty – liczba czynników, od których zależy cena takiej przestrzeni. Należą do nich m.in. wielkość powierzchni, lokalizacja i wreszcie standard budynku. Jednak przedsiębiorców rozważających biuro typu open space mogą zainteresować szacunki, z których wynika, że taka przestrzeń jest o ok. 20 proc. tańsza w utrzymaniu niż klasyczne biura. Oszczędności mogą być jednak jeszcze wyższe, gdy firma zdecyduje się wynająć np. kilka pięter w budynku czy też podpisze umowę na kilka lat.