Na co zwrócić uwagę przy wynajmie biura serwisowanego? Kluczowe aspekty

Uważasz, że w przypadku Twojej firmy biuro serwisowane sprawdzi się lepiej niż klasyczny wynajem? Pozostaje tylko znaleźć optymalną przestrzeń. Na tym etapie ważne jest, aby nie popełnić błędów. Zapoznaj się zatem z poniższą listą – znajdują się na niej kluczowe kryteria, które trzeba uwzględnić podczas poszukiwań biura serwisowanego. 

Lokalizacja biura serwisowanego

Położenie biura serwisowanego na mapie to podstawa. Biura serwisowane są oferowane na wszystkich największych rynkach powierzchni biurowych w Polsce – w Warszawie, Krakowie, Trójmieście i we Wrocławiu. Biuro serwisowane można znaleźć jednak nie tylko w centrum miasta. Przykładowo – biura serwisowane Warszawa Śródmieście to jedna z kilku propozycji – w ostatnich latach wiele biurowców powstało na Woli, która dziś uchodzi za nową, biznesową i prężnie rozwijającą się dzielnicę stolicy. Przedsiębiorcy, których interesuje wynajem biura serwisowanego, mają zatem spory wybór.

Jak wybrać lokalizację biura serwisowanego? Oto kilka wskazówek:

• wynajem biura serwisowanego w centrum miasta oznacza rozpoznawalny i budzący zaufanie adres – może on pomóc w budowaniu wiarygodności firmy i zyskaniu nowych klientów, 
• wybierając lokalizację, zwróć uwagę na jej skomunikowanie – problematyczny dojazd może przełożyć się na problemy kadrowe, 
• prestiżowy adres będzie wiązać się z wyższą opłatą – jeżeli adres nie jest wysoko na liście priorytetów, sporo zaoszczędzisz, decydując się na lokalizację poza centrum. 

Wyposażenie biur serwisowanych

Około 2000 godzin – właśnie tyle czasu w pracy spędza rocznie osoba pracująca na pełen etat. Stąd ważne jest, aby biurowa przestrzeń była komfortowa. Wynajem biur serwisowanych oznacza dostęp do już zaaranżowanej przestrzeni. Jej wyposażenie nie zawsze jest jednak z górnej półki i właśnie dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, co konkretnie oferuje w cenie operator.

Czy fotele są ergonomiczne? Czy biurka mają regulowaną wysokość? Czy w pomieszczeniach znajduje się wystarczająca liczba szaf na dokumenty? Czy najemca będzie mógł korzystać ze sprzętu biurowego, np. drukarek? To przykładowe pytania, na które warto uzyskać odpowiedź. Przy okazji należy sprawdzić również wyposażenie przestrzeni wspólnych – biura serwisowane mogą zapewniać dostęp choćby do strefy relaksu, tzw. chillroomu.

Wielkość sal w biurach serwisowanych

Biura serwisowane są dostępne w dwóch modelach – otwartym (biuro typu open space) lub zamkniętym (biuro podzielone na gabinety). Jeżeli chcesz wynająć biuro serwisowane, musisz określić, która opcja lepiej odpowiada organizacji pracy w Twojej firmie. Współcześnie odchodzi się od modelu open space na rzecz kameralnych gabinetów, w których umieszcza się od 1 do 4 biurek. W takich przestrzeniach panują optymalne warunki do osiągnięcia pożądanego przez każdego pracownika stanu koncentracji.

Chcesz wynająć biura serwisowane Kraków z podziałem na gabinety, ale masz problem ze sprecyzowaniem, ile potrzebujesz metrów kwadratowych powierzchni? Pomocnych może okazać się kilka wskazówek: 

• wymagania BHP – 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi (na której nic nie stoi) – to minimalne warunki, jakie muszą spełniać pomieszczenia przeznaczone do pracy biurowej, 
• charakter pracy – informatyk potrzebuje jedynie biurka i komputera, ale architektowi wnętrz czy księgowej przyda się dodatkowa przestrzeń na materiały (np. wzorniki) i dokumenty,
• plany na przyszłość – jeżeli firma się rozwija, warto sprawdzić, czy w przyszłości wynajem biura serwisowanego będzie mógł zostać rozszerzony o dodatkową powierzchnię – w niektórych lokalizacjach nie jest to możliwe. 

Możliwość aranżacji przestrzeni biura serwisowanego

Jeżeli wiesz, czym są biura serwisowane, to z pewnością masz świadomość, że to przestrzeń już zaaranżowana i wyposażona. To jednak ogólna reguła – zdarzają się czasami wyjątki. Niekiedy biuro serwisowane jest przygotowane do personalizacji, która zostanie przeprowadzona przez najemcę. Chcesz mieć możliwość przystosowania biura do własnych potrzeb? Sprawdź, czy w wybranej lokalizacji będzie to możliwe. 

Planujesz wynajem biura serwisowanego na dłużej? W przypadku długoterminowych umów może pojawić się kwestia fit-outu. Co to takiego? Fit-out to finansowa zachęta – kwota, która zostanie przeznaczona na dostosowanie przestrzeni do indywidualnych potrzeb najemcy. To kolejny aspekt, o którym powinien pamiętać przedsiębiorca zainteresowany wynajmem biur serwisowanych umożliwiających własną aranżację. 

Dodatkowe opłaty za wynajem biura serwisowanego

Umowa najmu biura serwisowanego – w odróżnieniu od umowy najmu standardowej przestrzeni biurowej – przewiduje jedną opłatę miesięczną, w której zawarte są opłaty cząstkowe np. za media czy sprzątanie. Nie oznacza to jednak, że nie mogą pojawić się dodatkowe wydatki. Przeciwnie – wynajem biur serwisowanych może przewidywać, że najemca pokryje koszty za: 

• wydruku ponad limit wskazany w umowie – przykładowo umowa może przewidywać, że najemca co miesiąc wydrukuje na udostępnionym mu sprzęcie maksymalnie 200 stron A4,
• korzystania z sal konferencyjnych – nie zawsze w ramach umowy najmu biura serwisowanego firma musi otrzymać dostęp do takiego pomieszczenia.

Uwzględnienie dodatkowych kosztów to konieczność – w ten sposób można porównać opłacalność wynajmu biura serwisowanego w każdej ze wstępnie wybranych lokalizacji.