Czym jest inteligentne biuro i jak je urządzić?

Smart office to nie tylko koncepcja z przyszłości – to biura już dostępne w ofercie deweloperów i operatorów powierzchni biurowych. Nowoczesne rozwiązania, w tym automatyzacja, nie tylko podnoszą komfort pracy, ale również generują oszczędności, które z perspektywy najemców są mile widziane. Szukasz biura dla swojej firmy? Poznaj argumenty przemawiające za wyborem smart office.

Co to jest inteligentne biuro?

Inteligentne biuro to przestrzeń, w której zaawansowana technologia stwarza warunki do produktywnej pracy, wpływa pozytywnie na dobrostan pracowników i ogranicza negatywny wpływ budynku na środowisko. Jednym z rozwiązań, dzięki którym koncepcja inteligentnego biura stała się realna, jest internet rzeczy (IoT). Wzajemnie połączone urządzenia i systemy wymieniają między sobą informacje, aby stworzyć ekosystem reagujący na potrzeby pracodawcy i pracowników.

Smart office – zalety i wady

Jak każde rozwiązanie, smart office ma plusy i minusy. Inteligentne biuro to przede wszystkim oszczędność zasobów i – co za tym idzie – niższe rachunki. Zarówno dla najemców, operatorów powierzchni biurowych jak i deweloperów to często główny motywator – w ten sposób można zyskać przewagę konkurencyjną. Ale zalet jest więcej – smart office to także:

• wygodna przestrzeń do pracy – taka, w której meble czy urządzenia nie ograniczają, ale „współpracują” z użytkownikami;
• lepsze wykorzystanie dostępnej przestrzeni – zamontowane w smart biurze czujniki mogą dostarczyć informacji o sposobie wykorzystania poszczególnych pomieszczeń czy biurek i w konsekwencji pomóc w podjęciu decyzji o redukcji wynajmowanej powierzchni;
• zwiększenie produktywności – technologia smart office pomaga pracować wydajniej, a także wpływa na to, jak pracownicy postrzegają swoje miejsce pracy;
• łatwiejsze zarządzanie – biura coworkingowe mogą wykorzystać dane, aby lepiej zarządzać posiadanymi zasobami.

Pracując na home office, chcesz częściej przebywać w otoczeniu sprzyjającym kreatywności? Przeczytaj też o tym, co to jest coworking.

Inteligentne biuro, mimo wielu zalet, ma też pewne minusy. Warto je znać, aby podjąć odpowiednie środki zaradcze. Po tej stronie można umieścić:

• wyzwania związane z prywatnością – czujniki gromadzą wiele informacji o pracownikach i ich zachowaniach, a te dane mogą wydostać się poza firmę;
• wyzwania związane z bezpieczeństwem (np. atakami hakerskimi) – w smart office kwestie bezpieczeństwa są kluczowe i ze względu na to, że urządzenia są częścią jednej sieci, nie można lekceważyć wszelkich zagrożeń;
• wysoki koszt – przystosowanie biura do koncepcji smart office wiąże się z koniecznością przeprowadzenia prac i zakupu wyposażenia, na co trzeba zarezerwować odpowiedni budżet.

Jak urządzić inteligentne biuro?

Urządzenie w pełni inteligentnego biura wymaga kompleksowego podejścia – już na etapie projektowania budynku trzeba zaplanować wdrożenie dedykowanych rozwiązań. Jednak smart office można też wdrożyć w już istniejących obiektach – wystarczy zainwestować w urządzenia i meble, które można podłączyć do sieci.

Inteligentne urządzenia smart office

W smart office kluczową rolę odgrywają czujniki. Dzięki ich obecności możliwe jest monitorowanie działania całego biura. Przykład? Czujniki mogą poinformować, że w budynku doszło np. do wycieku wody. To pozwala szybko zareagować i zminimalizować straty – w tym przypadku zarówno zasobów, jak i pieniędzy.

W smart office nie brakuje też inteligentnych urządzeń, z których na co dzień korzystają pracownicy. Należą do nich interaktywne tablice (interactive whiteboard). To coraz częstszy element wyposażenia sal konferencyjnych i biur – idealnie sprawdzają się w przypadku pracy koncepcyjnej, burzy mózgów czy prezentacji.

Kolejnym przykładem są systemy wideokonferencyjne, które ułatwiają pracę zespołu w sytuacji, gdy część jego członków pracuje w trybie home office. Rozwiązania z tej kategorii zyskują na znaczeniu wraz z upowszechnieniem się pracy zdalnej i dążeniem do skrócenia tygodnia pracy.

Meble do inteligentnego biura

Coraz więcej firm przekonuje się do pracy zdalnej i hybrydowej, a to oznacza wdrożenie idei współdzielenia przestrzeni roboczej. W konsekwencji w smart office nie może zabraknąć inteligentnych biurek. Jak działają biurka hot desk? Ich wyróżnikiem jest zapamiętywanie preferencji użytkowników. Pracownik, który współdzieli biurko, nie musi za każdym razem zmieniać ustawień (wysokości blatu) po poprzedniku – stanowisko robocze zapamięta jego ustawienia i wystarczy tylko kilka kliknięć na smartfonie, aby je przywołać. Oznacza to możliwość rozpoczęcia pracy od razu – bez rozpraszaczy w postaci niedopasowanego biurka.

Inteligentne biurka to tylko przykład mebli do smart biura. Biura na godziny mogą oferować użytkownikom również:

• szafki pracownicze, którymi można zarządzać z poziomu smartfona;
• regulowane, ergonomiczne krzesła biurowe z sensorami, które dbają o wellbeing pracownika – przypominają o prawidłowej pozycji ciała lub przerwie.

Innowacyjne rozwiązania smart office

Inteligentne urządzenia i wyposażenie to nie wszystko – biura serwisowane smart już na etapie projektowania muszą przewidywać zastosowanie nowoczesnych rozwiązań, które mogą zostać potwierdzone uznawanymi na całym świecie certyfikatami, np. BREEAM czy LEED. Należą do nich choćby:

• strefowe oświetlenie – czujniki monitorują, czy na danym obszarze przebywają pracownicy, a jeżeli nie, światło jest automatycznie wyłączane;
• monitoring jakości powietrza – automatyczny system klimatyzacji reaguje na niekorzystne zmiany jakości powietrza;
• rozwiązania mające na celu ograniczenie zużycia wody – smart office jest wyposażony w urządzenia zwiększające efektywność wykorzystania zasobów.

Pierwszy raz spotykasz się z określeniem „biura serwisowane”? Sprawdź, czym są biura serwisowane i dlaczego warto je wybrać.

Ile kosztuje urządzenie inteligentnego biura?

Na koszty zarówno budowy, jak i wyposażenia inteligentnego biura należy spojrzeć z szerszej perspektywy. Prawdą jest, że smart office generuje wyższe koszty niż stworzenie standardowej powierzchni biurowej. Z drugiej jednak strony, inteligentne biuro w długiej perspektywie zapewnia liczne oszczędności. Nakłady na biura do wynajęcia zaprojektowane zgodnie z założeniami smart office mogą zwrócić się już po kilku latach użytkowania.

Z jakim budżetem trzeba się liczyć, chcąc stworzyć inteligentne biuro? Wskazanie konkretnych kwot nie jest możliwe, ponieważ lista parametrów wpływających na ostateczny koszt jest długa – to m.in. wielkość przestrzeni biurowej. Pewną wskazówką może być jednak cena smart desk – zaczyna się ona od 1200 zł, podczas gdy „zwykłe” biurko można kupić już za ok. 500 zł.